一、面向对象及事务范围

面向太阳成集团tyc122ccvip/南洋研究院全体教职工。

因公出国指参加会议、学术交流、科研合作、外出访学、洽谈合作等因公事务。

二、类别及时限提醒

1.如出国时间小于等于3个月，必须持因公护照出访。不同国家的签证办理时间不同，厦大OA申报手续必须提前至少两三个月进行。建议出访免签国家（如越南、新加坡）或一般需要办理签证的国家（如日本、韩国），要提前至少两个月申报OA。有一些国家的签证办理（如印度、美国、加拿大、挪威、瑞典，阿根廷等）需要较长时间，请提前至少三个月申报OA，以便预留足够时间办理签证。若因报批太迟导致来不及处理的，则国际处不予受理。

2.如出国时间大于3个月，或者出访人员为外国籍、台港澳居民、拥有出访国家（地区）永久居留证、退休人员、非在编人员时，则需自行办理因私护照出访。厦大OA申报手续必须提前至少两个月进行，若因报批太迟导致来不及处理的，则国际处不予受理。

三、校内申报平台

请通过厦大OA-流程管理-发起流程-出国出境-教职工因公出国（境）申请流程进行申报。

四、具体流程

1. 获得邀请函。教职工与外方院校确认，明确往返准确的日期，同时确认费用来源、访问路线等信息。

2. 准备出国（境）安全防范承诺书。教职工与学院保密工作第一责任人学院党委书记进行行前谈话，承诺书签署完毕后交至外事秘书。

3. 准备事前公示表。教职工填写后，外事秘书签字盖章，公示5个工作日。

4. 在厦门大学OA系统填写厦门大学教职人员出国（境）申请。如需使用学术假，请另外提交学术假申请。出国（境）流程由外事秘书、学院领导、国际处经办人、国际处领导、校领导等依次审批。

5. 若申请持因公护照出访：请准备以下材料用于申办因公护照：

（1） 电子照片，近期免冠正面白底彩照，需大于30K且小于1M；

（2） 拍照或扫描身份证正面、身份证反面、户口簿本人页，请注意摆正，尽量不要歪。

6. 办理因公签证。不同国家的签证材料要求和办理所需时间不同，请申请人到厦门市人民政府外事办公室网站-因公出国板块-各国签证须知查询。

7. 领取护照和签证。签证办好后，国际处专办员会通知外事秘书，请将签证费转账证明发给国际处专办员，然后再前往厦门市外办领取因公护照和签证。

8. 证件归还。返回后三日内，请将因公护照交至外事秘书（如遇到假期，无法按时归还，请务必提前联系），并取回因私护照。上交前请自行拍照上传OA出入境证明，并自行复印护照首页、签证页、出境日盖章页、入境日盖章页，以备报销。

9. 事后公示及报销。返回后五个工作日内，请填写：

(1) 《因公出访事后公示表》并交至外事秘书，公示5个工作日。

(2) 因公出国回访记录表（个人） 或 厦门大学因公出国回访记录表（团组） 和 《出访成果反馈表》 ，由所在单位签字盖章后，提交至国际处。

(3) 如需报销，请打印出国申请OA，外事秘书在空白处手写注明“已完成事后公示和回访记录”并签名，加盖国际处印章。

五、文件下载

请在厦门大学国际处官网（https://ice.xmu.edu.cn/）、教职工因公出国（境）申请流程下载所需文件材料，如《出国（境）安全防范承诺书》《因公出访事前公示表》等。

六、特别提醒

申请流程相关：

（1）请老师同步oa系统提交因公出差审批申请，并于行程结束后在流程管理中选择相应记录并打印生成厦门大学五定审批表。

（2）出国人员如涉及学术假，需在 OA 系统提交出国（境）申请时，同时提交学术假申请，出国有关信息和研修计划直接在表单中提交，附件应上传邀请信，国家公派出国人员还应上传国家公派出国留学协议书电子版。

（3）党员因私（“因私”指持私人护照出国（境））出国（境）前应办理保留党籍的手续。本人应提前5个工作日登陆厦门大学信息门户，办理保留组织生活（党籍）手续。具体请提前至少10个工作日咨询学院党务秘书。

护照及签证相关：

（1）请提前在厦门市人民政府外事办公室网站-因公出国板块-各国签证须知查询不同国家的签证材料要求和办理所需时间，网址为：https://fao.xm.gov.cn/wsbs/ygcg/sbqzxg/ggqzxz/

（2）办理签证等需要一定费用，为便于后续财务报销，请务必使用公务卡支付。届时厦门市外办会开具电子发票。

（3）持因公护照出访的人员，需将因私护照交给国际处专办员保管，等出访回来后再交还。若因私护照已过期或者已交给学校组织部保管，则请告知国际处专办员。

（4）因公出国人员应核对护照个人资料页信息和签证页信息，确定护照有效期在9个月以上。

（5）因公护照的有效期为五年，如需办理新的因公护照，校内申报流程结束且接到相关通知后，请至厦门市外办采集照片并留取指模及亲笔签名，预计需要十个工作日办理。

行程相关：

（1）出入境请加盖中国边检验讫章。

（2）不得擅自延长在外停留时间，变更出访路线，或绕道旅行；严禁安排与公务活动无关的娱乐活动；对商定的公务活动不得应付敷衍甚至随意取消；常驻境外期间，未经批准，不得擅自前往第三国(地区),也不得持用因公证件从事与公务无关的活动。

（3）如遇到证件遗失、被盗，或其它紧急突发事件，请在第一时间与我驻当地使、领馆联系，并及时向单位报告。

（4）航班延误或乘坐凌晨航班的团组，请保存好机票行程单、全程登机牌。因不可抗力而致行程变更，返回后请提交书面说明及相关证明材料。

（5）请复印护照个人资料页、签证页及出入境章页备用。

（6）财务报销温馨提醒:1.出国（境）人员报销时须提供出国审批件、登机牌或出入境记录复印件、邀请函、合法有效票据及付款记录等材料。2.支付相关费用时须索取报销票据（“INVOICE”或“RECEIPT”）。酒店住宿水单并非收据，请同时向酒店索取“INVOICE”或“RECEIPT”。3.特殊事项须事前报国际处审批，如：出国行程变化；选择非国内航空公司航班；在外确需的宴请、礼品赠送；因教学科研需要，确需的境外包车/租车；应外方要求购买国外保险等。4.相关费用报销遵循“一事一报”原则，同一行程请勿拆单核报。5、不得通过中介机构“打包”付费。

 附件：范例 因公出访事前公示表.pdf

  出国（境）安全防范承诺书

  因公出访事前公示表

  因公出访事后公示表

     因公出国回访记录表（个人）.docx

     出访成果反馈表（2018年1月更新）.docx